Mito: el refinamiento es una reunión obligatoria para todo el equipo Scrum

Mito: el refinamiento es una reunión obligatoria para todo el equipo Scrum
Cazadores de Mitos Scrum

¿Es el «refinamiento de la Lista de Producto» un evento recurrente en el transcurso del Sprint, que ocurre en un día fijo durante el Sprint? ¿Es algo a lo que los desarrolladores se esfuerzan con plomo en sus zapatos, preparándose mentalmente para otra reunión requerida de varias horas donde algunas personas hablan y la mayoría de las personas (pretenden) escuchar? Si es así, entonces este post es para ti.

El refinamiento de la Lista de Producto es sin duda una parte esencial del Framework de Scrum. Pero la mayoría de las veces, toma la forma de un equipo sentado pasivamente alrededor de una mesa de reuniones mientras un subconjunto del equipo discute los próximos artículos con un detalle insoportable. Las cosas no ayudan al tener que esperar a que un miembro con el teclado ingrese todo en JIRA. Cuando se hace un refinamiento de la Lista de Producto como este es comprensible que los equipos intenten dedicar el menor tiempo posible, lo cual es una de las razones clave para evitar que los equipos Scrum se vuelvan realmente increíbles.

En esta publicación, revelamos un mito que está en el corazón de por qué el refinamiento se siente como una tarea para muchos equipos Scrum: la creencia de que el ‘refinamiento de Lista de Producto’ debe hacerse como una o más ‘reuniones’ requeridas a las que deben asistir todos en el equipo también ofrecemos algunos enfoques alternativos que se ajustan más naturalmente al flujo del desarrollo.

¿Qué dice la guía Scrum?

La guía Scrum describe el refinamiento de Lista de Producto como el acto de añadir detalle, estimaciones y orden a los elementos de la Lista de Producto. Continúa describiendo que esta es una colaboración continua entre el Dueño del producto y el Equipo de desarrollo y que el Equipo Scrum en su conjunto decide cómo y cuándo hacer esto.

La Guía de Scrum prescribe cinco eventos obligatorios de tiempo que suceden en momentos prescritos durante el Sprint: la Planificación del Sprint al comienzo del Sprint para seleccionar en qué trabajará el equipo, el Scrum diario para sincronizar el trabajo cada 24 horas, y el Revisión de Sprint y la Retrospectiva de Sprint al final del Sprint para inspeccionar los resultados del Sprint y la forma en que el equipo colaboró ​​durante el Sprint, respectivamente. El quinto evento es el propio Sprint.

Entonces la Guía Scrum es bastante clara; El refinamiento no es un evento en Scrum. Esto puede parecer un mero juego de palabras. Pero tiene un impacto significativo en cómo se hace en el mundo real. La guía enfatiza que el refinamiento de la Lista de Producto es algo que los equipos de desarrollo hacen como parte natural del desarrollo. No es algo que necesariamente suceda en un momento fijo durante el Sprint donde debe asistir todo el Equipo Scrum. Sin embargo, esta sutil distinción a veces se pierde y es una de las razones por las que el Refinamiento de Lista de Producto se ha convertido en una tarea para muchos equipos Scrum.

Antes de saltar a las alternativas, primero exploremos el propósito del refinamiento de la Lista de Producto con un poco más de detalle.

El propósito del refinamiento de la Lista de Producto en Scrum

Scrum se basa en la observación de que el desarrollo de productos es complejo. Debido a esta complejidad, surgirán mejores ideas e ideas a medida que hagamos el trabajo. Esto significa que incluso el futuro cercano es difícil de predecir. Scrum proporciona un marco ligero para permitir que este aprendizaje suceda lo más rápido posible sin perder el enfoque necesario para resolver problemas complejos.

Scrum proporciona un marco ligero para permitir que el aprendizaje suceda lo más rápido posible sin perder el enfoque necesario para resolver problemas complejos.

La Lista de Producto captura todo el trabajo necesario para el producto que conocemos en este momento. Algunos artículos serán lo suficientemente pequeños y claros como para completarlos en un solo Sprint. Mientras que otros artículos serán demasiado grandes, poco claros o ambos. Para maximizar lo que podemos aprender (por ejemplo, a partir del feedback de stakeholders y simplemente haciendo el trabajo) y para reducir el riesgo de construir el producto incorrecto, queremos desglosar y aclarar los elementos hasta el punto en que estamos bastante seguros de que podemos completar ellos dentro de un Sprint.

Puede ser tentador seguir adelante y desglosar todo el trabajo en la Cartera de pedidos del producto para que encaje en un Sprint. Pero un uso mucho mejor de nuestro tiempo es desglosar y aclarar solo aquellos elementos en los que estamos a punto de comenzar a trabajar (por ejemplo, el próximo Sprint o uno poco después). El tiempo dedicado a los elementos más abajo en la cartera de productos se desperdicia en gran medida ya que estamos obligados a aprender cosas que cambian nuestros puntos de vista sobre cómo implementarlos o hacerlos irrelevantes por completo.

Como actividad, el refinamiento de la Lista de Producto tiene los siguientes propósitos en Scrum:

  • Aclarando elementos en la Lista del Producto que no son claros para comenzar a trabajar. Esto se hace preferiblemente directamente con las personas para las que está construyendo los artículos (las partes interesadas – stakeholders);
  • Desglosar elementos que son demasiado grandes para meterlos en un Sprint (lo que generalmente también significa que no están claros);
  • Reordenar la Lista del producto según sea necesario para que los próximos Sprints sean lo más fluidos y valiosos posible;
  • Agregar o eliminar elementos de la Lista de producto a medida que surgen nuevos conocimientos;
  • Estimación del esfuerzo involucrado en la implementación de elementos particulares. Esto no tiene que ser tan ‘formal’ como asignar puntos de historia ( una práctica opcional en Scrum ), tamaños de camisetas o cualquier técnica de tamaño que use. Un presentimiento («Sí, sabemos lo que hay que hacer y se siente factible en un Sprint») también está bien;

Los elementos de una Lista de producto son esencialmente recordatorios de «conversaciones que tendremos que tener en el futuro». El refinamiento es simplemente el proceso continuo de tener esas conversaciones. A veces esto significa hablar con las partes interesadas sobre algún elemento que puede ser parte del próximo Sprint, mientras que en otras ocasiones puede ser un elemento que forma parte del Sprint actual. Pero en lugar de esta serie de conversaciones que naturalmente fluyen del desarrollo, para demasiados equipos ha tomado la forma de una reunión formalizada (solo) durante un Sprint.

Los elementos de una Lista de Producto son esencialmente recordatorios de conversaciones que tendremos que tener en el futuro.

Prueba el patrón convergente-divergente

Para muchas organizaciones, las ‘reuniones’ se han convertido en el estándar de facto para integrar e intercambiar información dentro de los equipos y tomar decisiones. En una reunión, traemos tantas mentes a la sala como podemos durante un período de tiempo determinado para lograr un propósito. La suposición aquí es que esta es la mejor (o incluso la única) forma de aprovechar la sabiduría y la creatividad de los equipos y compartir el conocimiento. Sin embargo:

  • No todas las actividades relacionadas con el refinamiento son ideales para hacer con todo el equipo . El desglose o la aclaración de elementos, por ejemplo, puede hacerse variando los subgrupos en el equipo que luego convergen de nuevo al equipo;
  • Desglosar elementos a menudo es una actividad compleja que requiere una creatividad considerable y tiempo para pensar detenidamente . Como la mayoría de los desarrolladores reconocerán, el refinamiento también puede tener lugar durante las conversaciones durante el almuerzo o en bicicleta al trabajo. Las reuniones a menudo no son el mejor ambiente para hacer este tipo de levantamiento de pesas mental-pesado;
  • Hay un flujo natural al desarrollo durante un Sprint . Queremos romper este flujo con la menor frecuencia posible, razón por la cual la Guía Scrum prescribe solo cuatro eventos necesarios durante un Sprint. Esto minimiza la necesidad de otros eventos de todo el equipo;
  • Sentarse alrededor de una mesa de conferencias en una sala de reuniones no es una forma muy atractiva de hacer un trabajo complejo;

Creemos que muchos equipos pueden beneficiarse de un patrón de convergencia divergente. Como equipo, decida qué elementos deben aclararse o desglosarse y quién quiere / necesita participar. Los grupos más pequeños luego hacen este trabajo durante el Sprint o durante ‘Breakouts’ (Diverge) y comparten sus resultados con el Equipo Scrum en un momento posterior durante el Sprint para decidir juntos los próximos pasos (Converge). Otras actividades, como la estimación o el reordenamiento de la cartera de pedidos del producto, se pueden realizar juntas en función de lo aprendido durante el refinamiento. Múltiples ciclos Diverge-Converge pueden ocurrir durante un Sprint, dependiendo de la complejidad de lo que necesita ser refinado.

Creemos que muchos equipos pueden beneficiarse de un patrón Diverge-Converge para el refinamiento.

Hagas lo que hagas, asegúrate de que el refinamiento siga siendo un esfuerzo colectivo del equipo. Aunque no todos tienen que hacerlo al mismo tiempo, todos deberían participar. Hacer que solo los analistas o los desarrolladores principales realicen el refinamiento es un poderoso antipatrón, ya que no logra aprovechar la sabiduría de todo el equipo.

Más consejos para refinar el trabajo de manera diferente

En lugar de pasar horas alrededor de una mesa, el refinamiento es una excelente oportunidad para que el Scrum Master ayude al equipo a encontrar diferentes maneras de hacer esto:

  • Invita al Equipo Scrum a formar grupos más pequeños que se responsabilicen por el refinamiento de artículos particulares durante el próximo Sprint. Permítales decidir cómo y cuándo hacer esto, colaborando con el Dueño del producto y las partes interesadas cuando sea necesario. Programe momentos en los que las parejas compartan sus ideas y opiniones con el Equipo Scrum y recopilen comentarios;
  • No use herramientas (como JIRA) durante el refinamiento. Es una gran pérdida de energía y creatividad si las personas tienen que esperar a que esa persona con el teclado termine de escribir un nuevo elemento. En su lugar, refine el trabajo con post-its o dibujos y solicite al equipo que lo ingrese en la herramienta después. Si realmente necesita utilizar herramientas durante el refinamiento, asegúrese de que todos tengan acceso a él y puedan trabajar en colaboración;
  • Combine estructuras liberadoras u otras técnicas de facilitación para convertir las aburridas sesiones de refinamiento en sesiones altamente interactivas en las que todos estén completamente comprometidos. Si está desglosando elementos desafiantes, invite a las personas a dibujar el problema . Use 1–2–4-ALL para identificar rápidamente estrategias potenciales o Troika Consulting para dar y obtener ayuda. Use material de apoyo, como nuestra hoja con 10 estrategias potenciales para desglosar el trabajo;
  • Invite a las partes interesadas a participar en el refinamiento donde sea necesario. Para aclarar el próximo trabajo y construir el producto correcto, sin duda necesitará su perspectiva y conocimiento;
  • Invite a los miembros del equipo a decidir por sí mismos si desean unirse a reuniones donde el propósito es desglosar elementos específicos. Pídales que determinen si pueden contribuir con algo a la conversación. Si esto no muestra a nadie, tienes un buen tema para la próxima Retrospectiva de Sprint;
  • Experimente con lo que funciona para su equipo. Para algunos equipos, perfeccionar juntos es la mejor manera. Para otros, las soluciones anteriores pueden ser más útiles. Depende del tamaño y la experiencia del equipo y sus miembros y la complejidad del dominio;
  • Al usar una reserva de productos física, puede agregar fácilmente información relevante para el refinamiento. Por ejemplo: agregue calcomanías con un signo de interrogación a los elementos que necesitan aclaración. Escriba signos de exclamación en los elementos que podrían convertirse en un riesgo o que son elementos importantes para refinar.
  • En lugar de refinar durante una reunión, salga a caminar afuera y use su caminata para desglosar el trabajo con su equipo o subgrupo;

Cerrando

En esta publicación, destruimos el mito de que el refinamiento de la Lista de Producto debe realizarse como una o más ‘reuniones’ requeridas a las que deben asistir todos en el equipo. Aclaramos el propósito del refinamiento en Scrum, ofrecimos enfoques alternativos para hacer el refinamiento y proporcionamos algunos consejos para aumentar la efectividad.

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Este post es la versión traducida al español del artículo original de Myth: Refinement is a required meeting for the entire Scrum Team de los amigos Los Liberadores.

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