El poder de los Post-it

Seguro han escuchado hablar de Kanban, una metodología que tiene sus orígenes en los años 50 por la Japonesa Toyota, la cual consistía en usar tarjetas para representar las actividades que se debían ejecutar en sus procesos de fabricación de automóviles para incrementar la producción y evitar el despilfarro.

Desde entonces, la metodología ha ganado cada vez más terreno en las grandes industrias a nivel mundial, al ser un método fácil y práctico para fomentar la productividad en las operaciones, al tiempo que se ejecutan tareas tradicionales de una forma mucho más fluida.

Kanban desencadena acciones, representa actividades concretas, con responsables plenamente identificados que se comprometen a acompañar las tareas en su camino a ser ejecutadas.

Es una metodología adaptable a cualquier proyecto en cualquier ámbito, desde grandes iniciativas de infraestructura, desarrollo de software, proyectos personales, hasta cosas tan rutinarias como ayudar a nuestros hijos a organizarse.

Este proceso viene dinamizado por una completa gestión visual a través del tablero de kanban; una herramienta única, que muestra el flujo de trabajo del proyecto, proporcionando una fuente de motivación y retos diarios para todo el equipo, además de fomentar una competencia sana en la búsqueda de resultados.

¿Cómo funciona esto?

El ejemplo de un workflow básico de un tablero de Kanban lo vemos en la imagen izquierda.

Ejemplo basico

En la primera columna, que se puede llamar «To Do», «Por hacer»,… se colocan todas las actividades del backlog; todas aquellas que se deben ejecutar para que el proyecto pueda estar 100% completado.

En la columna intermedio, que se le puede llamar «Doing», «In Progress»,… se colocan todas las actividades que se están ejecutando al momento de revisar el tablero.

En la columna final, denominada en este caso «Done», se colocan todas las tareas que ya fueron ejecutadas.

El tablero puede ser adaptado a cualquier tipo de ciclos de gestión de proyectos. He visto desde las tradicionales que sólo tienen columnas «To-Do, Doing y Do», hasta unas más complejas en donde se representan todas las fases a las que puede ser expuesta una tarea.

Tablero de ejemplo adaptado a un ciclo especifico de gestion.

Se recomienda que el tablero se encuentre en un área común de la oficina para ser consultado en cualquier momento por los miembros del equipo, así como repasar su progreso en reuniones periódicas, haciendo que las tareas hagan un recorrido de izquierda a derecha en la medida que se van ejecutando. Una vez todas las tareas estén en la última columna, el producto final ya fue logrado.

Mi experiencia particular ha sido para gestionar proyectos de desarrollo de software, apoyando a SCRUM, sin embargo tiene un sin fin de aplicaciones para incentivar las actividades de cualquier objetivo que quieran lograr.

Post-it 2.0

No podía terminar este post, sin hacerles la recomendación de esta estupenda herramienta que nos ayuda a armar tableros Kanban online de forma gratuita, para gestionar proyectos con equipos remotos, en distintas latitudes, y donde se hace imposible el uso de tableros físicos. Todos los miembros del equipo pueden tener acceso a sus tareas a través de Internet, móviles, tabletas, etc.

Trello cumple la eficiente tarea de organizar un tablero de kanban online de una manera muy sencilla y práctica, a través de una interfaz amigable y muy intuitiva.

La aplicación permite registrar las actividades del proyecto en «tarjetas» que los miembros del equipo las van desplazando en la diferentes fases a medida que van progresando. Estas tarjetas son simplemente Post-it potenciados, con posibilidad de integrarles imágenes, archivos, checklist y personalizarlos a tu gusto.

Les dejo un listado de herramientas adicionales con características similares, que al final cumplen el mismo objetivo:

Más allá de la metodología o herramienta que uses, lo más importante es el compromiso asumido para gestionar las actividades. Pueden existir miles de tareas organizadas de una manera estupenda, pero si no hay alguien comprometido en ejecutarlas, serán simples «To Do».

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